Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn đã lập

Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn đã lập. Đây là nội dung mà Doanh nghiệp cần quan tâm khi tạo mẫu hóa đơn cho Doanh nghiệp. Theo đó căn cứ vào các Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn đã lập để thiết kế hóa đơn cho phù hợp với Doanh nghiệp và pháp luật về thuế. Kế Toán Hà Nội sẽ giải đáp cho bạn vấn đề này trong bài viết dưới đây.

Trước khi đi vào chi tiết từng Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn đã lập, Kế Toán Hà Nội xin được đưa ra các văn bản pháp luật hiện hành quy định về điều này như sau:

– Thông tư gốc 39/2014/TT-BTC quy định tại Điều 4.

– Công văn hướng dẫn và các thông tư sửa đổi, bổ sung.

• Công văn 1839/TCT-CS năm 2014: Quy định tại Mục 2.
• Thông tư 119/2014/TT-BTC quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 5 và Điểm b Khoản 2 Điều 5.
• Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định tại Khoản 1 Điều 3.

Mời Bạn cùng nghiên cứu Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn đã lập theo các văn bản pháp luật hiện hành trên như sau:

Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.

1. Chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn đã lập.

Chú ý: Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn bán hàng phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

Các Chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn đã lập quy định tại khoản 1 điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC, bao gồm các chỉ tiêu sau:

a) Tên loại hóa đơn.

Chỉ tiêu “Tên loại hóa đơn” là chỉ tiêu bắt buộc phải thể hiện trên mỗi tờ hóa đơn. 

Ví dụ nếu Doanh nghiệp dùng hóa đơn GTGT để bán hàng thì >>> trên mỗi tờ hóa đơn phải ghi HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG,

Ví dụ như nếu Doanh nghiệp dùng hóa đơn bán hàng thông thường để bán hàng thì >>> trên mỗi tờ hóa đơn phải ghi  HÓA ĐƠN BÁN HÀNG…

Nếu Doanh nghiệp muốn cùng dùng hóa đơn như một chứng từ cụ thể cho công tác hạch toán kế toán hoặc bán hàng thì có thể đặt thêm tên khác kèm theo, nhưng phải ghi sau tên loại hóa đơn với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH), HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU THU TIỀN, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU THU TIỀN) …

b) Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn là 2 chỉ tiêu tiếp theo bắt buộc phải có trên hóa đơn. 

Trong đó: 

• Ký hiệu mẫu số hóa đơn là thông tin thể hiện ký hiệu tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu).
• Ký hiệu hóa đơn là dấu hiệu phân biệt hóa đơn bằng hệ thống chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

Đối với hóa đơn đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in hóa đơn đặt in. Đối với hóa đơn tự in, 02 chữ số cuối là năm bắt đầu sử dụng hóa đơn ghi trên thông báo phát hành hoặc năm hóa đơn được in ra.

Ví dụ: Doanh nghiệp A thông báo phát hành hóa đơn tự in vào ngày 8/6/2015 với số lượng hóa đơn là 300 số, từ số 201 đến hết số 500. Đến hết năm 2015, doanh nghiệp A chưa sử dụng hết 300 số hóa đơn đã thông báo phát hành. Năm 2016, doanh nghiệp A được tiếp tục sử dụng cho đến hết 300 số hóa đơn đã thông báo phát nêu trên.

Trường hợp doanh nghiệp A không muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thực hiện Thông báo phát hành hóa đơn mới theo quy định.

c) Tên liên hóa đơn.

Tên liên hóa đơn cũng là chỉ tiêu bắt buộc khi lập hóa đơn. Liên hóa đơn là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên và tối đa không quá 9 liên, trong đó Liên 1 và Liên 2 phải đặt tên theo quy định như sau:

+ Liên 1: Lưu.

+ Liên 2: Giao cho người mua.

Còn các liên từ liên thứ 3 trở đi >>> Doanh nghiệp được đặt tên theo công dụng cụ thể .

Riêng đối với hóa đơn do cơ quan thuế cấp lẻ phải có 3 liên, trong đó liên 3 là liên lưu tại cơ quan thuế.

Các trường hợp đặc biệt sau:

• Đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng với cơ quan có thẩm quyền mà  tạo, phát hành hóa đơn có từ 3 liên trở lên, trong đó, giao cho người mua 2 liên: liên 2 “giao cho người mua” và một liên dùng để đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng theo quy định của pháp luật.
• Đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh các loại tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng mà chỉ tạo hóa đơn 2 liên >>> thì tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (ví dụ như ô tô, xe máy…) với cơ quan có thẩm quyền mà liên 2 của hóa đơn phải lưu tại cơ quan quản lý đăng ký tài sản (ví dụ: cơ quan công an…) được sử dụng các chứng từ sau để hạch toán kế toán, kê khai, khấu trừ thuế, quyết toán vốn ngân sách nhà nước theo quy định: Liên 2 hóa đơn (bản chụp có xác nhận của người bán), chứng từ thanh toán theo quy định, biên lai trước bạ (liên 2, bản chụp) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

d) Số thứ tự hóa đơn.

 Số thứ tự của hóa đơn là số thứ tự theo dãy số tự nhiên trong ký hiệu hóa đơn, gồm 7 chữ số trong một ký hiệu hóa đơn. 

đ) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

e) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.

h) Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn.

i) Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Trên hóa đơn đặt in, phải thể hiện tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, bao gồm cả trường hợp tổ chức nhận in tự in hóa đơn đặt in.

Ngoài các Chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn đã lập trên đang còn hiệu lực ở khoản 1 điều 4 thông tư 39/2014/TT-BTC, còn có các Chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn đã lập được quy định ở Thông tư 119/2014/TT-BTC và thông tư 26/2015/TT-BTC  như sau:

g) Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có sử dụng phần mềm kế toán theo hệ thống phần mềm của công ty mẹ là Tập đoàn đa quốc gia thì chỉ tiêu đơn vị tính được sử dụng bằng tiếng Anh theo hệ thống phần mềm của Tập đoàn.

Điểm a Khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC.

k) Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;

Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn

Mỗi mẫu hoá đơn sử dụng của một tổ chức, cá nhân phải có cùng kích thước (trừ trường hợp hoá đơn tự in trên máy tính tiền được in từ giấy cuộn không nhất thiết cố định độ dài, độ dài của hoá đơn phụ thuộc vào độ dài của danh mục hàng hoá bán ra).

Khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC.

Bạn đọc vừa xem các Chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn đã lập mới nhất. Bạn đọc nên nghiên cứu kỹ để tránh bị vi phạm khi lập hóa đơn bán hàng.

Bên cạnh những Chỉ tiêu bắt buộc trên hóa đơn đã lập trên thì cũng có các Chỉ tiêu không bắt buộc trên hóa đơn đã lập sau.

Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.

2. Chỉ tiêu không bắt buộc trên hóa đơn đã lập.

Đối với mỗi loại hóa đơn đều có Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc khi lập hóa đơn bán hàng. Ngoài nội dung bắt buộc theo hướng dẫn trên, tổ chức kinh doanh có thể tạo thêm các thông tin khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo.

Lưu  ý: Các thông tin tạo thêm phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.

3. Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc.

Trong quá trình vận dụng luật Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn đã lập, thì có một số trường hợp ngoại lệ không nhất thiết phải có đủ các nội dung bắt buộc trên như sau:

a) Đối với hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in  theo TT 39/2014 thì >>> trên hóa đơn không nhất thiết phải có Chữ ký người mua, dấu của người bán.

b) Doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ thì >>> trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”

Và các trường hợp sau không nhất thiết phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc, trừ trường hợp nếu người mua là yêu cầu người bán phải lập hóa đơn có đầy đủ các nội dung hướng dẫn tại mục 1 ở trên.

– Hóa đơn tự in của tổ chức kinh doanh siêu thị, trung tâm thương mại được thành lập theo quy định của pháp luật không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán.

– Đối với tem, vé: Trên tem, vé có mệnh giá in sẵn không nhất thiết phải có chữ ký người bán, dấu của người bán; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký người mua.

– Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn với số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, căn cứ đặc điểm hoạt động kinh doanh, phương thức tổ chức bán hàng, cách thức lập hóa đơn của doanh nghiệp và trên cơ sở đề nghị của doanh nghiệp, Cục thuế xem xét và có văn bản hướng dẫn hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “dấu của người bán”.

Trên đây là phần thông tin về Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn đã lập mà Kế toán Hà Nội cung cấp cho bạn. 

Hi vọng qua bài viết Chỉ tiêu bắt buộc và không bắt buộc trên hóa đơn đã lập Bạn đọc đã hình dung ra những nội dung trên hóa đơn vừa phải phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và vừa phải tuân thủ đúng pháp luật nhà nước.