Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp; Có nhiều câu hỏi đặt ra xung quanh vấn đề Quyết toán thuế, đó là: Tại sao phải Quyết toán thuế? Khi nào Doanh nghiệp phải Quyết toán thuế ? Cách phòng tránh rủi ro về thuế khi thực hiện quyết toán thuế là gì?

Tại sao phải Quyết toán thuế? Khi nào Doanh nghiệp phải Quyết toán thuế.

Để trả lời cho câu hỏi tại sao phải quyết toán thuế thì chúng ta cần hiểu Quyết toán thuế là gì. Hiểu một cách đơn giản nhất Quyết toán thuế là việc kiểm tra tại trụ sở về Sổ sách, chứng từ của DN khi có Quyết định kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế. 

Vậy khi nào DN phải thực hiện quyết toán thuế?.

Hiện tại chưa có thông tư nào hướng dẫn cụ thể sau bao nhiêu năm hoạt động thì bị Quyết toán thuế, và một DN trong quát trình hoạt động phải quyết toán thuế bao nhiều lần. Nhưng theo Điều 61 thông tư 156/2013/TT-BTC thì Quyết định kiểm tra thuế (Quyết toán thuế) thường được ban hành khi:

• Người nộp thuế không giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu theo thông báo của cơ quan thuế; không khai bổ sung hồ sơ thuế hoặc giải trình, khai bổ sung hồ sơ thuế nhưng không chứng minh được số thuế đã khai là đúng; hoặc cơ quan thuế không đủ căn cứ để ấn định số thuế phải nộp.
• Trường hợp qua phân tích, đánh giá việc chấp hành pháp luật thuế của Cơ sở kinh doanh xác định có dấu hiệu vi phạm pháp luật.
• Khi xác định Người nộp thuế có dấu hiệu vi phạm pháp luật về thuế, cơ quan thuế thực hiện ban hành quyết định kiểm tra tại trụ sở người nộp thuế.
• Quyết định kiểm tra thuế  phải được gửi cho người nộp thuế chậm nhất là 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày ban hành quyết định.

Kinh nghiệp trong quá trình làm Dịch vụ Kế toán của Kế Toán Hà Nội thì thấy rằng các DN có Doanh thu lớn thì hay bị Quyết toán thuế hơn các DN có Doanh thu thấp.

Mỗi lần nhận được Quyết định kiểm tra thuế (Quyết toán thuế) là mỗi lần Kế toán phải lo lắng, căng thẳng. Vì không biết Cán bộ Thuế sẽ trú trọng rà soát những lỗi gì? Hệ thống sổ sách, chứng từ và cách hạch toán kế toán có gì bất thường không? Muôn ngàn các câu hỏi được đặt ra.

Chính vì vậy Kế Toán Hà Nội viết bài “Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp’  nhằm tổng hợp một số lỗi cơ bản mà Cán bộ Thuế thường trú trọng khi thực hiện quyết toán thuế như sau. 

 Các lỗi thường gặp (không bao gồm các lỗi trong bài này) khi thực hiện Quyết toán thuế tại đây.

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp.

Mỗi một mô hình doanh nghiệp có những đặc thù riêng. Nên mỗi DN sẽ bị bắt lỗi khác nhau. Và mỗi Đoàn thanh tra cũng có cách bắt lỗi khác nhau. Nhưng nếu kế toán nắm đúng và kịp thời luật thuế; ghi sổ đúng theo chế độ.Kế toán thì có thể tránh được các lỗi. Bằng Kinh nghiệm quyết toán thuế của mình, xin được khái quát các lỗi thường gặp như:

 Lỗi dẫn đến bị tóc tách chi phí Tiếp khách; Xăng xe; Vận chuyển.

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy Chi phí TIẾP KHÁCH thường bị bóc tách khi:

• Hóa đơn ghi KHÔNG ĐÚNG “Tên hàng hóa, dịch vụ”: Trên thực tế thực hiện Quyết toán thay cho các DN, KTHN thấy rằng hóa đơn ĂN UỐNG với mục đích là TIẾP KHÁCH các DN thường ghi sai tên; Đáng nhẽ ra là “Dịch vụ ăn uống” thì ghi là  “Tiếp khách”. Cán bộ thuế hoàn toàn có thể bóc tách ra khỏi chi phí với những hóa đơn này. Bởi vì theo quy định tại Quyết định về mã ngành nghề đăng ký kinh doanh thì không có ngành nghề “Tiếp khách” >>> Sai sản phẩm dịch vụ, mà đã là sai sau khi đã có Quyết định kiểm tra thuế thì không được sửa, mà bị PHẠT loại khỏi chi phí tính thuế TNDN, thuế GTGT (nếu có) không được khấu trừ.
• Hóa đơn không có bảng kê kèm theo: Kinh nghiệm quyết toán thuế tại DN thấy rằng, có những DN hóa đơn đã ghi đúng như “Dịch vụ ăn uống” hoặc ghi “Ăn uống tiếp khách” … nhưng lại không có bảng kế dịch vụ kèm theo. Trường hợp này cũng bị PHẠT như trên.

Vì chi phí TIẾP KHÁCH giờ không còn bị khống chế nữa, Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy Doanh nghiệp chỉ cần có Hóa đơn hợp pháp và có bảng kê chi tiết kèm theo, chí phí phù hợp với tình hình kinh doanh là được cơ quan thế chấp nhận.

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy cho thấy chi phí XĂNG XE thường bị bóc tách khi:

• Chi phí Xăng xe phát sinh nhiều quá định mức tiêu hao nhiên liệu của 1 xe ô tô so với lịch trình sử dụng xe.
• Hoặc Phát sinh chi phí xăng xe mà không có Lịch trình xe đầy đủ. Trên đó không ghi rõ quãng đường đi đến, chỉ số công tơ mét, tình trạng xe, nhiên liệu tiêu hao…

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy chi phí VẬN CHUYỂN thường bị bóc tách khi:

Chi phí VẬN CHUYỂN thường bị bóc tác khi không có Hợp đồng vận chuyển, Bảng kê cước vận chuyển ghi rõ cung đường vận chuyển; Ghi rõ nội dung vận chuyển…Túc là không cung cấp được các khoản chi phí cước vận chuyển là khoản chi thực tế phát sinh, phục vụ hoạt động SXKD.

Để tránh bị bóc tách chi phí vận chuyển thì cần rà soát, bổ sung các giấy tờ trên để đảm bảo lợi ích của doanh nghiệp, tránh bị truy thu thuế TNDN cũng như thuế GTGT.

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp.

  Lỗi dẫn đến bị tóc tách chi phí Khấu hao TSCĐ, chi phí Phân bổ công cụ dụng cụ.

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy chi phí KHẤU HAO TSCĐ thường bị tóc tách khi:

• Thời hạn tính Khấu hao nhanh hơn khung quy định mà không đăng ký.
• Phương pháp trích Khấu hao không thống nhất, khi thay đổi không đăng ký lại.
• Tài sản cố định thực tế có, nhưng không mang tên Doanh nghiệp vẫn tính khấu hao.
• Tính khấu hao không đúng cách tính quy định.

 Mời bạn xem thêm các phương pháp trích khấu hao TSCĐ.

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy chi phí PHÂN BỔ CÔNG CỤ DỤNG CỤ thường bị tóc tách khi:

• Phân bổ công cụ dụng cụ không đúng quy định.
• Sử dụng công cụ dụng cụ sai mục đích (tồn kho công cụ dụng cụ nhiều, vẫn  mua tiếp mà không tương ứng với doanh thu).

Mời bạn xem thêm cách phân bổ công cụ dụng cụ.

  Lỗi dẫn đến bị tóc tách chi phí HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG.

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy khoản chi phí HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG chỉ được chấp nhận khi:

– Khi có đầy đủ các hồ sơ chứng minh tính thực tế của chi phí, bao gồm:

• Kế hoạch thực hiện hội nghị khách hàng được phê duyệt theo quy định của DN. Trong kế hoạch phải nêu rõ được các vấn đề: Dự toán kinh phí, địa điểm, thời gian thực hiện, số lượng khách mời, mục đích thực hiện…
• Có đầy đủ: Hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán.
•  Danh sách khách mời, thông tin của khách mời.
• Các hình ảnh, video…chứng minh.

– Kế toán phân bổ chi phí HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG một cách hợp lý.

  Lỗi dẫn đến bị tóc Truy thu thuế liên quan đến một số bất thường của SỐ DƯ TK 131 và 331.

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy nếu Số dư trên TK 131 và TK 331 có những điểm bất thường như: TK 131 có số DƯ CÓ NHIỀU; TK 331 có số DƯ CÓ NHIỀU, thì cán bộ Thuế hay soi sót để tìm ra sai sót. 

• Đối với trường hợp TK 131 có số DƯ CÓ NHIỀU > CÁN BỘ THUẾ hay bắt lỗi về thời điểm xuất hóa đơn sai; trốn không xuất hóa đơn cho khách…
• Đối với trường hợp TK 331 có số DƯ CÓ NHIỀU > CÁN BỘ THUẾ hay bắt lỗi TẠI SAO > Soi những hóa đơn chưa thanh toán nhằm tìm lỗi kê khai thuế GTGT đối với trường hợp hóa đơn > 20 trđ…

Để tránh mắc vào các lỗi này Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp nên xử lý như sau:

• Rà soát Hợp đồng, Hóa đơn và chứng từ thanh toán >>> tìm ra nguyên nhân.
• Rà soát Hợp đồng, Hóa đơn, chứng từ thanh toán và tờ khai thuế GTGT >>> để điều chỉnh kê khai kịp thời hoặc làm phụ lục Hợp đồng thay đổi điều khoản thanh toán.

Các cách để xử lý TK 331 có số DƯ CÓ NHIỀU (còn nợ nhiều):

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy cho thấy để xử lý TK 331 có DƯ CÓ NHIỀU thì Trước thời điểm Quyết toán thuế, DN nên xử lý theo một trong các cách sau:

• Cách 1: Doanh nghiệp làm thủ tục chuyển khoản cho BÊN BÁN theo phương pháp cuốn chiếu bằng cách: DN thỏa thuận với BÊN BÁN là sẽ chuyển tiền cho BÊN BÁN, sau đó BÊN BÁN rút tiền và chuyển lại cho Doanh nghiệp bằng tiền mặt, sau đó Doanh nghiệp lại nộp tiền vào của tài khoản của mình tiếp tục chuyển khoản cho BÊN BÁN đến khi hết nợ thì thôi.
• Cách 2: Doanh nghiệp ký hợp đồng với Ngân hàng và bên thứ ba có dịch vụ cho thuê tiền. Sau đó ký hợp đồng thanh toán 3 bên để Ngân hàng và bên thứ ba làm thủ tục chuyển khoản thanh toán cho BÊN BÁN với khoản phí nhất định.
• Cách 3: Làm lại Hợp đồng hoặc làm Phụ lục hợp đồng. Trong đó thay đổi điều khoản thanh toán cho phù hợp.
• Cách 4: Nhờ lại BÊN BÁN xuất hóa đơn bán hàng lại cho Doanh nghiệp. Sau đó làm biên bản đối trừ công nợ giữa 2 bên (xem thêm Hợp đồng có điều khoản thanh toán bù trừ không, nếu chưa có thì phải bổ sung).

Các cách để xử lý TK 131 có số DƯ CÓ NHIỀU:

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy cho thấy để xử lý TK 131 có số DƯ CÓ NHIỀU thì DN nên xử lý theo một trong các cách sau:

• Cách 1: Nếu chi tiết TK 131 có số DƯ CÓ  là CÁ NHÂN thì làm thủ tục hủy hợp đồng kinh tế, biên bản thanh lý hợp đồng và trả lại tiền cho khách (chuyển khoản lại càng tốt) thủ tục này làm ngay trong năm tài chính

• Cách 2: Nếu chi tiết TK 131 có số DƯ CÓ  là Doanh nghiệp do một vấn đề gì đó chưa xuất hóa đơn kéo dài nhiều năm, căn cứ vào từng nguyên nhân cụ thể để đưa ra quyết định phù hợp.

  Lỗi dẫn đến bị tóc Truy thu thuế liên quan đến LÃI VAY VỐN KINH DOANH.

Vay vốn kinh doanh là nhu cấu thiết yếu của rất nhiều Doanh nghiệp. Nhưng nhiều Doanh nghiệp khi Quyết toán thuế hay bị bắt lỗi, bóc tách chi phí lãi vay dẫn đến bị truy thu thuế.

Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp cho thấy lãi vay thường bị bóc tách khỏi chi phí khi:

• Đi vay chịu lãi vay khi quỹ tiền mặt còn tồn nhiều.
• Vay của các đối tượng KHÔNG PHẢI là ngân hàng, tổ chức tín dụng, tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do NHNN quy định.
• Đi vay trả lãi khi chưa thu hết vốn điều lệ trên Đăng ký kinh doanh.

Trên đây là khái quát các lỗi cơ bản thường gặp khi thực hiện Quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp. Bên cạnh đó Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp còn thấy có những DN còn bị phạt do lỗi HẠCH TOÁN sai; lỗi SỔ SÁCH KẾ TOÁN không đầy đủ. Nên Kế toán hết sức lưu ý cả về những vấn đề sổ sách, chứng từ, hạch toán.

Trong phạm vị bài viết này, chưa thể trình bày hết được các lỗi khi Quyết toán thuế tại DN. Kế Toán Hà Nội xin tiếp tục cập nhật các lỗi khác vào bài viết Kinh nghiệm quyết toán thuế tại các Doanh nghiệp lần sau. 

 Mời bạn xem thêm  Các bước kiểm tra trước khi quyết toán thuế.