Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT

Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT theo quy định mới nhất. Trong bài viết này Kế Toán Hà Nội sẽ trình bày các nội dung sau: Văn bản pháp luật mới nhất Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT; Nguyên tắc viết hóa đơn GTGT; Đối tượng sử dụng hóa đơn GTGT; Cách viết hóa đơn GTGT ( viết các chỉ tiêu trên hóa đơn GTGT).

Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT.

1. Văn bản pháp luật quy định về lập (viết) hóa đơn GTGT mới nhất.

Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT mới nhất được quy định tại các thông tư sau:

• Thông tư gốc: Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
• Thông tư được sửa đổi bổ sung: Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC và khoản 1, Điều 1 Thông tư 37/2017/TT-BTC.

Trên cở sở các Thông tư trên chúng ta đi vào nghiên cứu Nguyên tắc viết (lập) hóa đơn GTGT như sau:

2. Nguyên tắc lập (viết) hóa đơn GTGT.

Theo quy định tại Thông tư hướng dẫn mới nhất thì:

 Người bán phải lập (viết) hóa đơn khi bán hàng, dịch vụ.

Bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ  dùng để khuyến mãi, quảng cáo dịch vụ  dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

Điểm a Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC.

 Nội dung trên hóa đơn phải đảm bảo:

• Phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh
• Phải dùng cùng màu mực,loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ
• Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Lưu ý trong trường hợp Hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.

Điểm a Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC

 Đối với Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên thì phải đảm bảo

>>> Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

Lưu ý đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập. Chi tiết mỗi số hóa đơn giao khách hàng được thể hiện trên một dòng của Bảng kê với đầy đủ các tiêu thức đã được đăng ký tại hóa đơn mẫu gửi cùng Thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bảng kê được lập hàng tháng, được in ra giấy để lưu trữ bảo quản hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử (Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD và DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong). Việc bảo quản, lưu trữ bảng kê thực hiện theo quy định hiện hành về bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Nếu lưu trữ bằng giấy thì bảng kê phải có đầy đủ tên, chữ ký người lập bảng kê; tên, chữ ký thủ trưởng đơn vị; dấu đơn vị. Nếu lưu trữ bằng phương tiện điện tử thì bảng kê phải có chữ ký điện tử của đơn vị và nội dung bảng kê phải đảm bảo có thể truy cập kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu. Các đơn vị phải chịu trách nhiệm về tính chính xác và đầy đủ thông tin trên bảng kê hóa đơn đã lập trong ngày, trong tháng và phải đảm bảo lưu trữ để cung cấp cho cơ quan thuế và các cơ quan chức năng khác khi có yêu cầu”.

Điểm a Khoản 3 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC.

Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Lưu ý đối với trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hóa đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống >>> thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hóa đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hóa đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hóa đơn được phân chia.

Lưu ý đối với trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hóa đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hóa đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

Điểm d, Khoản 1, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Trên đây là nguyên tắc viết hóa đơn GTGT. Một phần không thể thiếu trong bài Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT. Bởi lẽ các bạn muốn viết hóa đơn đúng theo quy định của Pháp luật thì phải nắm vững nguyên tắc lập hóa đơn.

3. Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT (chi tiết trong các trường hợp cụ thể).

 Đối tượng nào sử dụng hoá đơn GTGT.

các Tổ chức khai và tính nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ >>> thì phải sử dụng hóa đơn GTGT.

Cách viết hóa đơn GTGT.

Hóa đơn GTGT thông thường bao gồm các chỉ tiêu như: Ngày tháng năm; Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán; Hình thức thanh toán; Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền; Cộng tiền hàng; Thuế suất  GTGT; Thuế GTGT; Tổng cộng tiền thanh toán;Số tiền viết bằng chữ; Người đi mua hàng ký.

Vậy các chỉ tiêu đó được lập (viết) như thế nào? Trong bài Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT mới nhất này. Mời các bạn cùng Kế Toán Hà Nội xem xét nhé.

a. Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT đối với chỉ tiêu “ngày tháng năm” trên hóa đơn GTGT.

Cách ghi chỉ tiêu “ngày tháng năm”  trên hóa đơn GTGT đối với các trường hợp cụ thể như sau:

– Đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với cung ứng dịch vụ: là ngày hoàn thành việc cung ứng DV, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng DV thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

– Đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, DV viễn thông, dịch vụ truyền hình:Chậm nhất không quá bảy ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp DV viễn thông, truyền hình.

– Đối với xây dựng, lắp đặt: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: Người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan (điều khoản này đã bị bãi bỏ bởi bởi Điểm b Khoản 3 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC).

– Đối với bán xăng dầu, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán: ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên (kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên) nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng

– Đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

– Nếu giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì >>> Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

– Đối với tổ chức kinh doanh BĐS, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì >>> Ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Điểm a, Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

b. Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT đối với chỉ tiêu  “Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán”.

Thông thường thông tin của người bán hàng đã được in sẵn trên hoá đơn

– “Mã số thuế”: Viết chính xác mã số thuế của bên mua và bên bán.

• Trường hợp Tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có MST trực tiếp bán hàng thì >>> ghi tên, địa chỉ, MST của đơn vị trực thuộc.
• Trường hợp Đơn vị trực thuộc không có MST thì >>> ghi mã số thuế của trụ sở chính.

– “Tên, địa chỉ”:  ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế. Nếu tên, địa chỉ người mua quá dài thì người bán được viết tắt một số từ như sau:

“Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”…nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp (xem thêm tại Khoản 9.2 Mục 9 Công văn 1839/TCT-CS năm 2014).

• Trường hợp bán HHDV từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). >>> Thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn. >>> Cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.

Điểm b Khoản 7 Điều 3 TT 26/2015/TT-BTC

c. Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT đối với chỉ tiêu “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”.

– “Số thứ tự”: Ghi lần lượt số thứ tự của từng mặt hàng.

–  “Tên hàng hoá dịch vụ”: Viết đầy đủ tên hàng hoá dịch vụ như lúc nhập.

• Nếu người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý >>> thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.
•  Với hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu >>> thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

• Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

– “Đơn vị tính”: Ghi đơn vị tính tương ứng với từng mặt hàng như khi nhập hàng. Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hoá đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính (Khoản 2 Điều 5 TT Thông tư 119/2014/TT-BTC)

– “Số lượng”: Điền số lượng hàng hoá, dịch vụ.

– “Đơn giá”: Là đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT.

– “Thành tiền”:  bằng “Số lượng” x “đơn giá ”.

Sau khi điền xong hết cột thành tiền:

►Nếu còn thừa dòng: Các bạn gạch bỏ phần trống còn lại. Nếu là hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Các cách gạch chéo thường sử dụng khi viết hóa đơn GTGT:

• Gạch chéo từ trái qua phải;
• Gạch chéo từ phải qua trái;
• Gạch ngang từ tiêu thức” Số thứ tự, tên hàng hoá dịch vụ” tiếp nối gạch chéo các tiêu thức “đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền” (Thông thường kế toán hay sử dụng cách gạch này);
• Gạch ngang từ tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hoá dịch vụ” đến tiêu thức “thành tiền” tiếp nối gạch thẳng xuống đến dòng cuối cùng của tiêu thức.

►Nếu số dòng trên hoá đơn không đủ để viết: Mời bạn xem cách lập hoá đơn khi danh mục hàng hoá, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hoá đơn tại đây: .

Điểm c, Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

d. Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT đối với chỉ tiêu “Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)”.

• Thủ trưởng đơn vị sẽ ký vào chỉ tiêu này.
• Nếu thủ trưởng đơn vị không ký thì >>> phải có giấy uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn (Đóng dấu treo).

Điểm d, Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

đ. Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT đối với chỉ tiêu “Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)”.

Đối với chỉ tiêu “Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)” có thể xảy ra:

• Nếu là người mua đi mua hàng trực tiếp thì >>> Người đi mua hàng ký vào.
• Nếu không mua hàng trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì >>> người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn mà chỉ cần người bán ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
• Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài (Nội dung này được hướng dẫn bởi Khoản 9.3 Mục 9 Công văn 1839/TCT-CS năm 2014).

Điểm d, Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

e. Quy định về Đồng tiền ghi trên hoá đơn.

• Là Đồng Việt Nam.
• Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng Tiếng Việt.

Ví dụ: 2.000 USD – Hai nghìn đô la Mỹ.

Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm lập hóa đơn.

Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

Điểm e, Khoản 2, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.

LƯU Ý: 

– Trường hợp người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn.

• Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm).
• Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

Các bạn đang xem Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT theo thông tư hướng dẫn mới nhất. 

Tham khảo thêm Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT đối với các chỉ tiêu sau:

• Chỉ tiêu “Hình thức thanh toán”: Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Ghi “TM”; Nếu chuyển khoản: Ghi “CK”; Nếu chưa biết rõ hình thức thanh toán: Ghi “TM/CK”.
• Chỉ tiêu “Cộng tiền hàng” Bằng (=) tổng số tiền ở cột “Thành tiền”.
• Chỉ tiêu “Thuế suất  GTGT”.
  • Ghi mức thuế suất của hàng hoá dịch vụ phải chịu có thể là 0% hoặc 5% hoặc 10%.
  • Trượng hợp mà hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế, miễn thuế thì gạch chéo (/).

  Các bạn lưu  ý: Các mặt hàng có thuế suất như nhau thì mới được viết chung một hoá đơn.

• Chỉ tiêu “Thuế GTGT”  bằng (=) “Cộng tiền hàng” nhân (x) “Thuế suất GTGT”.
• Chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng (=) “Cộng tiền hàng” cộng (+) “Thuế suất GTGT”.
• Chỉ tiêu “Số tiền viết bằng chữ”.Chỉ tiêu “Số tiền viết bằng chữ” được viết đúng số tiền ở chỉ tiêu “Tổng cộng tiền thanh toán” bằng chữ.

Trên đây là toàn bộ Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT theo quy đinh mới nhất. HI vọng sau khi đọc xong bài  Hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT này các bạn không còn phải băn khoăn mỗi lần viết hóa đơn GTGT.

Kế Toán Hà Nội chúc bạn đọc Sức khỏe và thành công!