Các Bộ Chứng Từ Kế Toán Quan Trọng Kế Toán Viên Cần Nắm Rõ

Trong công việc kế toán, hóa đơn và chứng từ luôn là những thành phần không thể thiếu. Tuy nhiên, để các chứng từ này đủ điều kiện hợp pháp, được khấu trừ và ghi nhận chi phí hợp lý khi tính thuế, kế toán viên cần có sự am hiểu và kinh nghiệm nhất định.

Bài viết sau đây, Kế Toán Hà Nội sẽ tổng hợp và chia sẻ chi tiết về những bộ chứng từ kế toán bắt buộc phải biết. Từ đó giúp doanh nghiệp đảm bảo chi phí phát sinh hợp lệ và tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Chứng từ về Tài sản cố định

Theo Điều 5 Thông tư 45/2013/TT-BTC, mọi tài sản cố định (TSCĐ) trong doanh nghiệp đều phải có bộ hồ sơ riêng, bao gồm:

• Biên bản giao nhận TSCĐ
• Hợp đồng mua bán
• Hóa đơn mua tài sản
• Các giấy tờ liên quan khác

Ngoài ra, mỗi TSCĐ phải được phân loại, đánh số, cấp thẻ riêng, theo dõi chi tiết trên sổ quản lý và phản ánh đầy đủ trong hệ thống kế toán.

Chứng từ về tiền lương

Để hạch toán chi phí lương cho người lao động, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Hợp đồng lao động (có thời hạn, không thời hạn)
• Quy chế lương thưởng và thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
• Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ
• Bảng thanh toán lương, phiếu chi/ủy nhiệm chi
• Quyết định tăng, giảm hoặc điều chỉnh lương
• Bảng tính bảo hiểm, chứng từ liên quan (C12)

Lưu ý:

• Các khoản lương, thưởng, phụ cấp bảo hiểm nhân thọ… phải được ghi rõ trong hợp đồng, quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động.
• Một số chi phí đặc thù (như tiền nhà cho nhân viên, tiền học cho con nhân viên nước ngoài…) nếu được quy định rõ trong hợp đồng và có đầy đủ chứng từ thì vẫn được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Chứng từ đối với hợp đồng giao khoán

Khi phát sinh hợp đồng giao khoán, hồ sơ cần có:

• Hợp đồng giao khoán
• Hồ sơ nghiệm thu, quyết toán
• Biên bản thanh lý hợp đồng
• Chứng từ thanh toán và chứng từ khấu trừ thuế TNCN (nếu có)

Chứng từ Công tác phí

Theo Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC), các khoản chi phí đi công tác hợp lệ được tính vào chi phí được trừ nếu có:

• Quyết định hoặc lệnh điều động công tác
• Giấy đi đường (có xác nhận nơi lưu trú hoặc đơn vị công tác)
• Giấy đề nghị thanh toán
• Hóa đơn, chứng từ: vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, ăn uống, taxi…

Các mức phụ cấp công tác cần được quy định rõ trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Chứng từ vé máy bay

Đối với vé máy bay điện tử đặt qua website:

• Vé điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass)
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp

Nếu không có thẻ lên máy bay thì cần có quyết định cử đi công tác thay thế.
Trường hợp chi phí từ 20 triệu trở lên được thanh toán bằng thẻ cá nhân, vẫn được công nhận nếu:

• Có hóa đơn, chứng từ phù hợp
• Có quyết định cử đi công tác
• Doanh nghiệp có quy chế cho phép thanh toán qua thẻ cá nhân, sau đó hoàn lại từ công ty

Chứng từ nhập khẩu

Bộ hồ sơ kế toán cho hàng nhập khẩu gồm:

• Hợp đồng thương mại
• Tờ khai hải quan và phụ lục liên quan
• Phiếu đóng gói, chứng từ vận chuyển (B/L)
• Chứng từ kiểm định (nếu có)
• Phiếu nhập kho, hóa đơn thương mại
• Chứng từ nộp thuế nhập khẩu, chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Lưu ý: Các chi phí phát sinh trong khâu nhập khẩu sẽ được tính vào giá gốc hàng tồn kho theo Chuẩn mực kế toán số 02.

Chứng từ xuất khẩu

Khi xuất khẩu hàng hóa, hồ sơ cần có:

• Hợp đồng thương mại
• Tờ khai hải quan hàng xuất
• Chứng từ vận chuyển, bảo hiểm
• Hóa đơn thương mại
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để hưởng ưu đãi thuế quan

Chứng từ hóa đơn đầu vào

• Mua hàng trong nước: hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc chuyển khoản), phiếu nhập kho, biên bản bàn giao hàng hóa.
• Hàng nhập khẩu: hợp đồng, hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán ngân hàng, phiếu nhập kho.
• Mua tài sản cố định: hợp đồng mua bán, hóa đơn, biên bản bàn giao, chứng từ thanh toán; nếu xây dựng cơ bản thì thêm hồ sơ quyết toán, biên bản nghiệm thu.

Chứng từ hóa đơn đầu ra

• Bán hàng trong nước: hóa đơn GTGT/hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ, phiếu thu, giấy báo Có, biên bản điều chỉnh hàng hóa.
• Xuất khẩu: hợp đồng xuất khẩu, hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, chứng từ thanh toán ngân hàng, chứng từ nộp thuế nhập khẩu (nếu có).

Chứng từ phụ cấp cho người lao động

Đối với các khoản phụ cấp (đi lại, ăn trưa, điện thoại, trang phục…):

• Phải được ghi nhận trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động hoặc quy chế tài chính.
• Có chứng từ chi tiền đầy đủ.

Chứng từ chi phí phúc lợi (hiếu, hỉ, nghỉ mát, sinh nhật)

• Nghỉ mát: hợp đồng thuê dịch vụ, bảng danh sách nhân viên tham gia, quyết định duyệt kinh phí, hóa đơn dịch vụ, chứng từ thanh toán.
• Hiếu, hỉ, sinh nhật: quy định trong quy chế tài chính hoặc thỏa ước lao động, giấy tờ xác nhận (giấy kết hôn, giấy báo tử…), đề nghị chi và chứng từ chi tiền.

Chứng từ góp vốn bằng tài sản

• Nếu góp vốn bằng tài sản từ doanh nghiệp khác: biên bản góp vốn, biên bản định giá, biên bản giao nhận, hồ sơ nguồn gốc tài sản, chứng từ chuyển đổi sở hữu.
• Nếu cá nhân góp vốn: biên bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao nhận tài sản, biên bản định giá của hội đồng thành viên hoặc HĐQT, chứng từ liên quan.